こんにちは。
Lib税理士事務所、代表の上田洋平です。
今回のお役立ちブログのテーマは、「労働保険の年度更新」についてご紹介します。
■労働保険とは？ 年度更新とは？
従業員を雇っている会社は、要件を満たす場合、労働保険に必ず加入しなければならない義務があります。
労働保険は総称であり、内容は雇用保険と労災保険です。
管轄は厚生労働省なのですが受付窓口はそれぞれ異なり、雇用保険はハローワークで、労災保険は労働局や労働基準監督署での手続きになります。
保険料は毎年前払いとなりますが、この申告と納付のことを「労働保険の年度更新」と呼びます。
例年6月1日～7月10日が年度更新の提出期間となっており、このとき前年の4月1日～本年の3月31日までを基準にその年度の見込給与を計算し、労災保険料を算定して申告、会社がまとめて前払いする決まりです。
会社がまとめて支払った額は毎月従業員の給料から徴収することになりますが、一時的には会社がまとまった額を肩代わりすることになりますのでキャッシュフローに注意が必要です。
まとめると
・1年に1回、会社が従業員の見込給与から労働保険料を計算して前払いする
・前払いした労働保険料に過不足金があれば清算する
これが労働保険の年度更新となります。
毎年5月末から6月頃になると管轄の労働局から一式の書類が封書で届きますので、到着次第すぐに内容を確認し、申告作業を進めなければなりません。
人事労務にとっては6月が年度末のような忙しさになりますので、前もってスケジュールを取っておきましょう。
・なぜこんなにも複雑なのか？
労働保険料は前払い制になっており、支払時にはまだ確定していない給与を基準として概算保険料を算出しなければならず、これが一般的に理解しにくい要因になっています。
保険料は、保険年度中に支払われる予定の賃金総額の見込額に保険料率を掛け合わせて算定します。
見込額は前年度の賃金総額から計算することになっており、まずは概算で先に納付しておいて、保険年度が終了したら実際どうだったか確定額を改めて算出し、申告する決まりです。
もし前払いした保険料が余ったら、次の概算保険料に充当できます。
■労働保険の年度更新の流れ
労働保険の年度更新の手続きを、流れに沿って見ていきましょう。
まず労働局から書類一式が届いたら宛先などに間違いがないか確認し、開封して内容をチェックします。
ステップは大きく分けて以下の3つです。
1.確定保険料の計算（清算）
2.新年度の概算保険料の計算
3.申告納付
それではそれぞれについて解説します。
1.確定保険料の計算（清算）
前述しましたが、労働保険の保険料は年度ごとに前払いです。
納めるときには前年の4月1日から本年の3月31日までを参考に概算していますので、実際にはどうだったか改めて正しい計算を行い、保険料を精算しなければなりません。
前年度で支払った賃金総額を調べ、保険料率をかけて実際の保険料を計算し、額を確定します。
もしすでに納付している保険料が多かった場合は新年度の保険料に充当できますし、少なかった場合は追加納付しなければなりません。
このときに注意したいのが、賃金総額の内容です。
基本給や賞与は当然ですが、各種手当も含まれますので、通勤手当なども全部含んで総額を出さなければなりません。
除外できるのは退職金や出張費、慶弔金などですが、入れる・入れないは厚生労働省のホームページなどをよく見て確認する必要があります。
また給与の締め日にも注意が必要で、たとえば3月末締め4月支払いの給与は、労働保険では3月分に入れ込まなければなりません。
つまり支払日は関係なく、発生日基準で考える決まりになっています。
計算に含める対象者にも注意が必要です。
特に雇用保険と労災保険とでは対象者が異なる場合がありますが、労働保険の年度更新では両方同時計算となるため、それぞれ対象者を限定して個別に算出し、合算する必要があります。
基本的に労災保険は労働者全員が対象となるため該当する人員が多く、雇用保険の場合は所定労働時間などで保険料が免除される人員がいるため別途集計が必須です。
そして保険料率も頻繫に改定されますので、前年度と本年度とでは保険料率が異なる場合も少なくありません。
特に労災保険率は業種ごとにかなり細かく分類がありますので、間違いのないよう算出する必要があります。
2.新年度の概算保険料の計算
新年度に支払う賃金は未定ですので、前年度の賃金総額を基準として概算保険料を算定します。
賃金予定が前年度の半額もしくは2倍（前年度の100分の50以上100分の200以下）という大きな開きが予想される場合は例外とされますが、おおむね前年度の確定賃金総額がベースになります。
ちなみに雇用保険は従業員の負担となるためその後の給料から毎月天引きとなりますが、1円未満の端数は50銭以下切り捨て、50銭超切り上げという処理になります。
3.申告納付
前年度の実績と本年度の予測数字が算出できたところで、「概算・確定保険料申告書」を作成し、管轄する労働基準監督署に提出となります。
例年提出期限は6月1日～7月10日となっており、余裕はあるようでないため人事労務担当はしっかりスケジュール調整しておきましょう。
申告書は2枚つづりになっており、1枚目がOCR用紙となっていて労働基準監督署へ提出するもの、複写となる2枚目が自社の控えになります。
下段に領収済通知書がありますので、所轄都道府県労働局か労働局で返却された後金融機関で保険料を納付する形が一般的です。
ただ、近年では年度更新の外部委託化が進んでおり、銀行や信用金庫、郵便局などの金融機関で申告書提出と保険料納付を同時に済ませることができるようになっています。
この場合、控えの受理印がなくなりますが、受理印の有無は実際に問題にはならず、なくても支障はありません。
そのほか、納付額が40万円以上の場合や労働保険事務組合に委託している場合は分納（延納）が可能となり、全部で3回、7月・10月・1月に支払うことも可能です。
もし一度にまとまった金額を持ち出すのが困難な場合には、こうした分納も検討すると良いでしょう。
■労働保険の年度更新手続で注意すべき点とは？
労働保険の年度更新は、手間がかかるのは致し方ないものの、基本的には正しく算定し、漏れなく申告書に記入して提出すれば良いだけです。
ただ作業を進めるうえで間違いやすい点や注意すべきポイントがいくつかありますので、それをまとめておきましょう。
・対象労働者を間違いなく確定させること
労働保険の内容は労災保険と雇用保険の2つです。
労災保険の対象労働者はほぼすべての従業員となり、正規も非正規も常用であれば対象となりますし、受け入れている出向者も派遣労働者も日雇い労働者も該当します。
一方で雇用保険は所定労働時間などの条件がありますし、出向者は主たる賃金を受けるほうとなるため、出向元になる場合も多いです。
前年4月1日時点で64歳以上の労働者は免除対象高年齢労働者となりますので分けたほうが良いですし、季節雇用者や昼間学生も対象外です。
これらの違いをきちんと整理して算定しないと、数字が変わってしまいます。
清算においても概算においても計算はシビアに行う必要がありますので、そこは注意しましょう。
・概算保険料は0円にしない
中にはどうせ次年度清算なのだから、概算保険料は0円で良いだろうと考える経営者もいます。
でもそうなると会社は廃止扱いとなり、法人格が消滅し会社がなくなる状況となってしまいます。
・最新の情報をチェック
労働保険料は変更が多く、毎年最新の情報を確認して作業することが重要です。
保険料の計算が大変だという声に応えるべく、厚生労働省が表計算ソフトによる計算ツールを提供してはいるのですが、これも毎年変わるため注意が必要です。