こんにちは。
Lib税理士事務所、代表の上田洋平です。
今回のお役立ちブログのテーマは、「給与計算事務の流れと注意点」についてご紹介します。
■ミスは許されない給与計算事務
給与計算事務は、従業員の給料報酬の計算を行うことから大きな責任があります。
貰うはずの給料に間違いがあったといったトラブルが発生してしまうと信用問題にも関わってくるので注意が必要です。
基本的に手順や計算方法があり、それに沿って行えば大きな間違いが発生してしまうことはありません。
まず、給与計算を行ううえでどのような手順で行われるのか、その方法を見ていきましょう。
■基本的な計算方法
給与計算事務における実務は、従業員に支払う給料の計算を行うだけでなく、税金や保険料を計算して納付するといった重要な内容となっています。
勤怠や支給、控除など項目は主に3つに分かれており、勤怠項目と支給項目を足したものから控除項目と引くといった流れで計算していきます。
給与計算を行う際には、まず労働時間を集計しなければいけません。
この作業時には、きちんと勤務表やタイムカードを確認し、それぞれの従業員の労働時間を集計します。
その月に従業員がどれくらい労働したのかを間違いのないように集計することが求められるのです。
ここで従業員の一人ひとりの勤務状態をきちんと把握しなければ正しく給与を算出することはできません。
時間だけでなく、日数や残業時間にも注目することもポイントです。
残業時間が発生し、その分の諸手当がある場合も加算することを忘れてはいけません。
勤怠項目には、基本給のみならず残業や休日出勤にあたる時間外手当の2種類があります。
残業や休日出勤をした場合、時間外手当が支払われ労働基準法で定められた割増率のもと、通常よりも多くの支給額が発生するのも特徴です。
これらの変動する給与部分は、基本給に諸手当をプラスして計算します。
まずは、1時間あたりの賃金を計算し、その後に残業時間に1時間あたりの賃金と割増率をかけていきます。
現在、法外時間外労働は25％以上、法定休日は35％以上の割増率が設定されているので参考にしてみると良いでしょう。
さらに従業員が、その月に欠勤や遅刻がなかったかも確認してみることも給与計算をするうえで欠かせない作業です。
万が一、従業員の欠勤や遅刻、早退などがあった場合には、減額の計算を行わなければいけないケースもあります。
また、会社ごとにさまざまな手当が設けられているので、通勤手当や家族手当などを加算して給料を算出していきます。
こちらは、会社によって加算される手当に違いがあり、さらに従業員によっても該当する手当は変わるので注意が必要です。
給与計算を行う際には、課税支給額を計算することも求められています。
基本給のみならず時間外の労働があったときには、課税されるため、その支給額を計算しなければいけません。
このほかにも通勤手当が発生する場合もありますが、こちらは課税対象にはならないという規定があります。
通勤手当は、ガソリン代のほかにも定期代なども対象です。
さらに各支給額を計算した後は、控除額も忘れずに算出します。
控除の対象になるものはさまざまありますが、その一例として挙げられるのが雇用保険料や健康保険料、厚生年金保険料などです。
これらの保険料の控除額は、用意されている算出表を使って計算されるのも特徴です。
社会保険料は、それぞれが加入している保険組合によって保険料率が定められています。
従業員の保険料率が、いくつの数値を示しているのかを必ず確認しておきましょう。
また、40歳から64歳までの被保険者は、介護保険料も発生します。
そのため、従業員の年齢に合わせて介護保険料の計算を行います。
介護保険料率は、全国一律で決められており、労使折半になっているのも特徴です。
控除項目は、保険料だけでなく、社員の家賃や食事代などを天引きする場合にも当てはまります。
こちらもそれぞれ会社によって控除項目には違いがありますが、万が一、給料から天引きしているものがあるのであれば算出しなければいけません。
また、源泉所得税を計算し、その後、控除額を差し引き給料計算を行うのが一般的な手順となっています。
源泉所得税は、国税庁の給与所得の源泉徴収税額表に当てはめて計算していきます。
この際に住民税が発生する際には、こちらも忘れずに差し引かなければいけません。
住民税は、自治体によって税率に違いがあるので、事前に確認してみると良いでしょう。
■ミスを防ぐための注意点
給与計算は、従業員の安定した生活に関わる重要な実務内容です。
万が一、ミスが起きてしまうと従業員からの信用がなくなってしまうだけでなく、これまでのような安定した生活を送れなくなるなど、さまざまなトラブルが発生します。
また、故意でなくともミスが発生してしまった場合には、税金や保険料を後に追徴されます。
悪気がなかったとはいえ、なんの対処もせずにそのまま放置してしまうと申告逃れや脱税だと判断されてしまうこともあり、会社へ悪影響を及ぼしてしまうこともあるため、給料計算事務を行う者は慎重に手順を踏んで算出していかなければいけません。
ミスを防ぐためには、計算を行う前に必ず従業員の情報に間違いがないかをしっかりと確認することが大切です。
勤務日数や勤務時間を確認するのはもちろんのこと、給料を振り込む口座や扶養人数の確認を行ってしまうことも思わぬミスが発生してしまう要因です。
従業員の情報に関する確認は、定期的に行うことでミスを防げます。
随時、従業員の情報の確認を行い、以前と変わったところがないかを給与計算事務を行う者だけでなく従業員自身も定期的に互いにチェックしてみることでミスのない確実な給料計算が行えます。
また、銀行振込で給料を従業員に支払う場合には、余裕を持って手続きを行うと良いでしょう。
最低でも給料を従業員に支払う3日前までには、給与明細書を作成し銀行への振込手続を行っておくと安心です。
■効率良く給与計算事務を行う方法
多くの従業員を抱える会社の場合、給与計算を少ない事務員で行うのは大変な労力を抱えストレスになりがちです。
近年では、負担を軽減するために税理士や社労士に依頼する会社も増えています。
税理士や社労士に依頼することで給与計算だけでなく、年末調整の負担を軽減することができるなど多くのメリットがあります。
税理士や社労士は、税務業務や社会保険業務を行うプロです。
そのため、給与計算事務に関わる専門的な知識を多数兼ね揃えています。
従業員に間違いのない給料を支払うことができるだけでなく、ミスが発生することもないため、会社の信用を落としてしまうこともありません。
また、自社のみで給与計算事務を行うという会社もありますが、近年では計算ソフトなどを導入し行うところも増えてきました。
計算ソフトを導入することで給与計算の手間を省けるのはもちろんのこと、計算するうえでミスが発生してしまうことがないのも嬉しい点です。
特に多くの従業員を抱える会社では、すべて手作業で給与計算を行うのは、手間や時間がかかり大変な作業です。
しかし、従業員の数に関係なくすべて計算ソフトに任せて給与計算を行うことで負担を確実に軽減しながらミスを発生させないなど、多数の利点を実感することができるでしょう。
給与計算は、従業員に支給するまでに大変な作業を行わなければならず手間がかかるので、税理士や社労士の力を借りることや負担を大きく軽減できる計算ソフトなどを積極的に導入してみてはいかがでしょうか。